Ako a kedy naplánovať deň, aby sme neboli pod časovým tlakom?

Každý deň sme pod tlakom. Treba stihnúť čo najviac a čo najkvalitnejšie. Stále nám pribúdajú nové úlohy a povinnosti. Niektoré nám pridelí okolie, niektoré si vymyslíme sami na seba. Často sa stáva, že sme v jednom kole od rána do večera, a večer s pocitom totálneho vyčerpania padáme na gauč. A niekedy nám možno pri tom napadne otázka:

„A čo som vlastne celý deň robil/a?“

Andrej Mikula je človek z ľudu. Sám si prešiel neplnením úloh, strácaním sa a rôznymi vzostupmi a pádmi. Túžil po samo zlepšení sa, a tak sa stal z neho odborník na time management. Dnes radí ľuďom ako si plánovať deň. Poriada  školenia a  prednášky na tému ako si lepšie zorganizovať svoj čas. Ako sám hovorí:

"Kvantita neznamená kvalita. Pracovať veľa neznamená pracovať dobre. Dnes je moderné chváliť sa tým, ako 15 hodín denne pracujeme, lenže človek by mal v prvom rade dosahovať výsledky, nie počítať koľko hodín strávi v práci."

Všetko z hlavy von

1. V prvom rade je dôležité začať plánovať deň už večer. Sadnite si večer na chvíľku za pracovný stôl a kľudne na obyčajnú A4-ku si napíšte zoznam vecí, ktoré chcete zajtra urobiť. Je dosť možné, že po piatich minútach budete mať zapísaný celý papier. Bohužiaľ, nemôžeme stihnúť všetko a preto sa pokúste naozaj na váš deň pozrieť realisticky.
2. Pripíšte si ku každej jednej úlohe časový odhad. Koľko si myslíte, že vám to bude trvať? Koľko bude trvať vytvoriť prezentáciu do práce, vybaviť všetky maily, alebo zúčastniť sa všetkých stretnutí? Hovorí sa, že ak človek plánuje je optimista, a preto by si každý plán mal rovno vynásobiť dvoma. Čiže ak ste si povedali, že maily ráno vybavíte za 20 minút, dajte si na ne radšej 40 minút. Máte časovú rezervu ako časový tlak.
3. Teraz prichádza veľmi dôležitý bod. Rozhodnite sa, čo je najdôležitejšie. Pozrite sa na svoj zoznam úloh a vyberte si jednu kľúčovú vec, ktorá zajtra musí byť hotová. Zakrúžkujte si ju, nakreslite si k nej obrovský výkričník, prepíšte si ju na žltý prilepovací papierik a prilepte na monitor - to je jedno, ale zvýraznite si ju. Uvedomte si ale, že toto je tá úloha, ktorá musí byť zajtra hotová. Čiže… Čím zajtra v práci začnete? Čo urobíte ako prvé? Viac ako 90% ľudí ráno v práci začína kliknutím na Outlook a kontrolou mailov. A už to začína… Ten chce to, druhý zase tamto. Reagujeme na požiadavky ostatných. Nestíhame čo je dôležité a čo je urgentné, riešime proste všetky požiadavky rad za radom. Často celé dopoludnie trávime vo svojej mailovej schránke, alebo na telefonátoch. Riešime priority druhých ľudí namiesto toho, aby sme pracovali na tých svojich. Potom nám vyhladne, príde obed, poobede sa stane niečo neočakávane a na našu kľúčovú prioritu akosi neostane čas. 

Je vám tento scenár povedomý? A čo myslíte, je takýto spôsob práce efektívny? No samozrejme, že nie. Ak sme večer strávili plánovaním a vyberaním jednej hlavnej priority, musíme na nej začať pracovať hneď ráno. Nie na mailoch. Nie na drobných problémoch iných ľudí. Verte mi, keď bude niečo skutočne urgentné, zavolajú vám. Keď horí, tak sa telefonuje, neposielajú sa emaily. Venujte aspoň prvých 45 minút v práci vašej kľúčovej priorite. Venujte ju sebe, svojmu projektu, tomu, čo ste si vy naplánovali. Maily nechajte na neskôr. Naučte sa hovoriť nie, pretože len tak môžete byť skutočne produktívny a úspešní. Vyskúšajte to a verte mi, že sa začnú diať zázraky.