Vystavovanie faktúr v aplikácii Superfaktúra

Pre živnostníkov a malé firmy sú klasické ekonomicko účtovné programy častokrát nielen finančne náročné, ale aj zložité. Veľakrát zaplatia aj za to, čo nikdy nevyužijú. Nehovoriac o tom, že aj také vystavovanie faktúr býva niekedy riadny proces s množstvom (zbytočných) krokov.

V predchádzajúcom článku som vás preto zoznámila s aplikáciou Superfaktúra. Hlavnou ideou tohto programu je jednoduchosť a jej tvorcovia sa zamerali práve na živnostníkov a malé spoločnosti.

Ja si dnes posvietim na to, či je napríklad proces vyhotovovania faktúr naozaj taký jednoduchý, ako ich tvorcovia svojim užívateľom sľubujú. Tak poďme na to.  

Registrácia

Na úvod je dôležité napísať, že účtovnú aplikáciu si môžete vyskúšať 30 dní bez toho, aby ste zaplatili čo i len cent. K tomu, aby ste si vedeli faktúru vyhotoviť, je potrebná registrácia. To znamená, že musíte byť v prvom rade pripojení na internet. Ja som postupovala nasledovne:

Na hlavnej stránke som si klikla na sekciu cenník (viď obrázok). Následne som si vybrala z troch ponúknutých balíkov ten základný, keďže mi úplne postačuje. Ako už bolo spomenuté, vybrané balíky si môžete odskúšať zdarma po dobu 30 dní. Myslím si, že je to dostatočná doba na to, aby ste sa s aplikáciou dostatočne zoznámili. 

Pod mnou vybraný balík som klikla na registrovať. Zobrazil sa mi formulár s údajmi na vyplnenie (viď obrázok): IČO alebo DIČ, e-mail, heslo a súhlas s obchodnými podmienkami, ktorý treba označiť tiež. Po vyplnení stačí kliknúť na "vyplniť účet" a ste v systéme. Súbežne vám na zadanú e-mailovú adresu príde uvítací e-mail. 

Ako prvé sa mi v systéme zobrazil formulár so základnými údajmi registrovanej spoločnosti, ktoré treba doplniť:

• Kontakt: Meno firmy, Adresa, Zapísaný v - si už systém sám vyplnil podľa zadaného IČO pri registrácii, čo je super, nakoľko to nemusíte znova vypĺňať. Treba si len vyplniť telefónne číslo fax a webovú stránku (nepovinné). Údaje potom len potvrdíte.
• Daňové informácie: IČO, DIČ, IČ DPH, aj tieto údaje som už mala preddefinované, rovnako aj informáciu, že registrovaná spoločnosť je platcom DPH. Stačí teda len skontrolovať a potom potvrdiť.
• Logo a pečiatka: Bez akýchkoľvek problémov si viete vložiť logo registrovanej spoločnosti a aj pečiatku s podpisom. Stačí len dodržať uvedené rozmery. Tento krok, pokiaľ chcete, viete aj preskočiť.
• Bankové účty: Máte možnosť uviesť až 3 bankové účty, ktoré sa budú zobrazovať na vystavených faktúrach. Čo je super, nakoľko väčšinou vám klasické systémy ponúkajú len jednu možnosť. Vypíšete si názov banky, číslo účtu a kód banky. Čo by som možno ja ocenila je, aby si IBAN a SWIFT kód systém vyplnil sám automaticky na základe vypísaného čísla účtu. Takto ho musíte vypisovať vy.
• Import: Ide o import starších údajov, ktoré potrebujete do Superfaktúry vložiť napr. faktúry a podobne. Systém vám dá návod.
• Členstvo: V prípade, že si do 24 hodín od registrácie zároveň zakúpite balík, získate naň 20% zľavu.

Teraz sa dostávame k tvorbe samotnej faktúry. 

Vystavovanie faktúry

Pri vystavovaní faktúr ma systém po tom, ako som nateraz odmietla členstvo (viď posledný obrázok vyššie) a zvolila možnosť "poďme fakturovať", ihneď na tvorbu samotnej faktúry automaticky naviedol. 

Zobrazila sa mi "Nová faktúra", s týmito údajmi, ktoré bolo potrebné vyplniť:

• Číslo faktúry: Systém vám automaticky zadá číslo faktúry vo formáte 2014001. No pokiaľ vám nevyhovuje, viete si ho upraviť cez „Nepáči sa Vám toto formátovanie čísla faktúry?“. Vyberiete si formát číslovania faktúr podľa vašich predstáv, ja som zvyknutá na RRRRMMCCC, čiže moja prvá faktúra je s číslom 201411001. Okrem toho si v tejto časti viete prípadne zmeniť aj čísla iných dokladov, ako napr. zálohových faktúr, príjmových a výdavkových dokladov a podobne. Je to len na vás. 
• Dátum vystavenia: Systém zadá dátum automaticky. Viete si ho však bez problémov zmeniť, ak potrebujete iný.
• Klient: Cez "Nový klient" si zadáte údaje o klientovi, ktoré potrebujete a kliknete na uložiť.
• Variabilný symbol: Systém ho zadá automaticky taký istý, ako je číslo faktúry. Takisto si ho však viete zmeniť.
• Dátum dodania: Systém ho nevypisuje automaticky. Ak potrebujete, treba dopísať.
• Názov faktúry: Systém ho zadá automaticky viď číslo faktúry a pred ním slovom "faktúra", ale takisto si to viete upraviť.
• Splatné do: Systém zadáva automaticky 14 dní, no viete si vybrať napr. dátum vystavenia, 1 deň, 7 dní, 30 dní alebo iný dátum.
• Viac možností: Kliknutím naň sa vám zobrazí možnosť vybrať spôsob dodania, formu úhrady, konštantný symbol, špecifický symbol, číslo objednávky a fakturačná mena.
• Upraviť moje údaje na tejto faktúre: Využijete napr. v prípade, že máte viac ako 3 účty a práve ten štvrtý potrebujete do tejto faktúry doplniť. Vyberiete možnosť Bankové účty - upraviť údaje - doplníte požadované - uložiť.
• Poznámka nad položkami: Slúži na to, keď chcete vložiť pred samotným predmetom faktúry nejaký text. Ja som zvyknutá na "Fakturujeme Vám za nasledovný tovar / služby"
• Názov položky: Doplníte predmet faktúry, to, čo klientovi fakturujete. Následne doplníte počet, vyberiete jednotku ak je treba, cenu bez DPH. Keďže mnou zaregistrovaná spoločnosť je platcom DPH, DPH vo výške 20% mi systém zadal automaticky. 

• Poznámka: Môžete dopísať nejaký záverečný text faktúry ak potrebujete.
• Zľava: Klientovi viete poskytnúť aj zľavu v %, ktorú systém po uplatnení automaticky zoberie do úvahy a výsledok faktúry preráta s jej uplatnením.
• Faktúru vystavil, telefón, e-mail: Systém automaticky vyplní podľa údajov, ktoré sa uviedli vo formulári po registrácii. V prípade potreby si to viete samozrejme upraviť.
• Tagy: Ak potrebujete, máte možnosť doplniť.

Po skontrolovaní si všetkých údajov stačí kliknúť na "uložiť" alebo "uložiť a stiahnuť ako PDF". Je to na vás.

Vizuál uskutočnenej faktúry je moderný a hlavne prehľadný (viď obrázok nižšie). Máte možnosť si danú faktúru ešte upraviť, odoslať e-mailom, pridať úhradu, zmeniť, duplikovať, ...