Ako pracovať s emailami v Gmaile

V dnešnej dobe čoraz častejšie dochádza k výmene informácií online. Často za pomoci emailov, ktoré patria k veľmi dôležitým komunikačným nástrojom.
Okrem relevantných správ sa nám do emailových schránok dostáva aj veľké množstvo nepotrebných alebo menej potrebných emailov. Či už ide o notifikácie zo sociálnych sietí, prípadne rôzne reklamné novinky alebo aktualizácie. Ak sa nechcete zahltiť množstvom údajov, treba s tým niečo robiť. Potrebné je poznať a vedieť ako pracovať s Gmailom.

Automatická kategorizácia doručených emailov

Gmail pristúpil k zavedeniu automatického triedenia doručenej pošty. Snaží sa rozlišovať maily, ktoré sú pre Vás dôležité. Označí ich žltou značkou. Ak pre Vás označená správa nie je dôležitá, stačí ju len odznačiť. Gmail sa do budúcna “poučí“.
Druhá oveľa zaujímavejšia možnosť je základné prerozdelenie doručených správ pomocou funkcie automatická kategorizácia. Bola zavedená ešte minulý rok v rámci aktualizácií. Na výber je zatrieďovanie emailov do 5 základných kategórií.

Do hlavnej kategórie sa zaraďujú osobné správy a konverzácie. Ak označíte správu z inej kategórie hviezdičkou, tak sa sem presunie. Ako už samotný názov hovorí, 2. kategória sa týka sociálnych sietí. V kategórii propagácia nájdete emaily súvisiace s marketingom a reklamou. Výpisy či potvrdenia Vašich objednávok nájdete v aktualizáciách, zahŕňajú automatické správy. Emaily zo skupín, diskusií alebo hromadných správ nájdete v časti fóra. 

Kategórie si môžete manažovať v konfigurácii priečinku doručenej pošty, ktorý nájdete, ak kliknete na ozubené koliesko v pravom hornom rohu. Rýchlejšia cesta je, ak kliknite na značku +. Nachádza sa vedľa karty kategórií.

Aj keď sa Gmailu väčšinou darí správne roztriediť doručené správy, stále treba urobiť isté vlastné nastavenia a zmeny na zjednodušenie Vašej práce. Záleží od Vás na čo potrebujete využívať email. Buďte kamaráti s nastaveniami a prispôsobte si emailovú schránku. V predchádzajúcom článku sme sa venovali 7 základným nastaveniam, ktoré nesmú chýbať v Gmaile. 

Triedenie doručených emailov

Označujte hviezdičkou alebo menovkou maily, ktoré odosielate. Keď Vám príde odpoveď, budú už označené a hneď budete vedieť čoho sa týkajú. Nastavenia vykonajte pri písaní novej správy, viac možností (vľavo dole), menovky.

Efektívne je upravovať maily hromadne. Doručeným správam môžete priradiť menovky alebo automaticky nastaviť filter. Nevytvárajte ich avšak príliš mnoho, aby ste sa zbytočne nezahltili a nevznikol tým pádom opačný efekt. 

Na základe prvého kontaktu s emailom – rýchle prečítanie, viete rozlíšiť o aký druh správy ide a zatriediť ich podľa toho čo vyžadujú. Aby ste s nimi mohli potom neskôr pracovať. Doručenú poštu môžete triediť nasledovne:

• Emaily, ktoré stačí iba prečítať, majú len informačnú hodnotu. Nevyžadujú odpoveď. Patrí sem napr: newsletter. Čítanie si môžete odložiť na neskôr, keď budete mať čas.
• Správy, kde sa vyžaduje Vaša odpoveď. Vymyslite si systém, ktorý by Vám vyhovoval. Môžete ich iba označiť hviezdičkou, prípadne využiť iný znak, ktorý Gmail ponúka alebo ich presuniete do zložky - odpovedať (menovka, filter). Druhy hviezdičiek nájdete vo všeobecných nastaveniach.
• Nasledujú emaily, ktoré vyžadujú aktivitu, teda sa radia k úlohám. Gmail ponúka zaradenie medzi úlohy, prípadne na to môžete využiť iný efektívnejší spôsob (prepojenie s iným systémom).
• Po určitom čase sa môže stať, že budete mať veľa správ, ktoré sa Vám zídu na neskôr, ale momentálne ich nepotrebujete. Aj na to Gmail ponúka riešenie. Ak nechcete tieto správy vymazať, môžete ich jednoducho skryť tak, že ich presuniete do archívu. Neskôr sa k nim môžete vrátiť, ak ich budete potrebovať.
• Odpad, sem patria všetky emaily, ktoré nepotrebujete. :o)

Nezabudnite si pravidelne kontrolovať aj zložku spam. Niekedy sa tam dostanú dôležité emaily, o ktoré by ste určite nechceli prísť.

Z hľadiska efektívneho využitia času, si vytvorte harmonogram. Kedy budete čítať maily, kedy budete odpovedať a riešiť aj vyplývajúce úlohy. Každý najradšej dostáva odpoveď okamžite, ale to nie je vždy možné. Avšak dá sa povedať, že je nutnosť vybaviť maily do 24 hodín.

S každodenným využívaním Gmailu si neskôr vytvoríte svoj vlastný systém, ktorý Vám a Vašej práci bude najviac vyhovovať. 
Emailová schránka už dávno nie je iba o posielaní a odpovedaní na emaily. Okrem toho ponúka aj množstvo iných funkcií.

Tip 1.: V pravom hornom rohu kliknite na ikonku aplikácie, kde nájdete kalendár. Slúži na zaznačenie potrebných stretnutí, podujatí, úloh. Jednoducho vecí, ktoré sú pre Vás dôležité. Kalendár dokonca môžete aj zdieľať. Stačí si nájsť deň, hodinu a 2 x kliknúť na políčko. Do tabuľky už len napíšete vyžadované údaje.

Tip 2.: Nájdite v aplikáciách možnosť disk. Tu môžete tiež zdieľať informácie s inými ľuďmi. Na výber je forma dokumentu, excelu a tiež tu môžete vytvoriť aj formy na dotazníky. Hodí sa to ak sa potrebujete rýchlo dostať k informáciám. Ľudia, s ktorými položky zdieľate môžu tieto formy upravovať a dopisovať. Údaje sa okamžite  aktualizujú a sú viditeľné pre všetkých (s ktorými je položka zdieľaná).